EXTERNALYS - 117 allée du centre tertiaire - 84800 LAGNES Espace client RH

Assistanat

Votre assistante Externalys établit vos devis à partir de vos informations. Ils sont envoyés à vos clients après enregistrement dans votre espace informatique personnel.

Après la réalisation de votre prestation ou mission, nous préparons les factures pour les faire parvenir à vos clients, dès validation définitive de votre part.

Au delà de la simple facturation, EXTERNALYS peut suivre le pointage règlements, ou retards de paiement.

Gérer les relances , mise en recouvrement jusqu’à l’injonction de paiement.

Toutes vos données, documents, factures, courriers sont scannés et enregistrés dans votre espace dédié

personnalisé et consultable à distance, avec un code d’accès qui vous est propre.  A tout moment vous pouvez consulter vos informations sur votre espace dédié

Un espace Cloud peut également être mis en place pour accéder via votre smartphone aux les documents usuels juridiques dont vous pouvez avoir besoin à l’extérieur : CNI, KBIS, Contrats Salariés, Statuts…

Exemple de missions qui peuvent être assurées par Externalys pour l’assistanat, l’administration des ventes et /ou des achats

 

L’assistanat chez Externalys

 

  • Secrétariat Courant
Frappe de courrier, préparation de courrier, relecture de courrier, mise en forme de courrier
Accueil téléphonique / standard à distance
Traitement des courriers entrants (information, saisie informatique, réponse, action à mener,…)
Démarche administrative (assurance,….)
Préparation des pièces comptables pour faciliter la saisie
Numérisation et archivage
Rédaction et mise en forme sur suite OFFICE
Alimentation des tableaux d’outils bureautique, tableurs,
Création et gestion de base contact mailing
  • Assistanat de direction
Gestion d’agenda et prise de rendez vous
Organisation des voyages et déplacements
  • Administration des Ventes/Achats
Gestion des devis, commandes et de la facturation
Pointages des BL/Factures d’achats
Suivi des factures et relance de paiement
Relance facture impayée et suivi de litiges
Dématérialisation des factures
Logistique
  • Accompagnement divers
Classement Comptabilité
Préparation des éléments comptable pour la remise des documents à votre expert-comptable
Mise en place d’un organisation administrative adaptée au fonctionnement de la société
  • Mise à disposition d’un espace dédié pour le classement ou l’archivage des informations
Mise à Disposition d’outils informatiques de gestion commerciale et comptable

 

NOS DOMAINES

ASSISTANAT

Votre assistante Externalys établit vos devis à partir de vos informations. Ils sont envoyés à vos clients après enregistrement dans votre espace personnel.

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TRESORERIE

Externalys peut en fonction de vos attentes répondre à vos besoins selon différents niveaux sur le suivi et l’état de votre trésorerie d’entreprise. 

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CONTROLE DE GESTION

EXTERNALYS vous propose de mettre à disposition un interlocuteur spécialiste du contrôle de gestion, il sera à vos côtés pour une ou plusieurs missions.

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R.H.

Dans le domaine des ressources humaines, EXTERNALYS réalise vos missions grâce à votre interlocuteur dédié et selon vos demandes

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AUDIT

Externalys propose des missions d’optimisation de vos organisations,  Ces prestations plus techniques couvrent plusieurs thèmes.

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FORMATION

Nous vous proposons des formations pluridisciplinaires. Elles peuvent être dispensées sur votre site ou en salle dans nos locaux. 

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